Rok 2020 dla wielu firm był naprawdę trudny. Przyniósł także bardzo wiele nowych przepisów przede wszystkim tych związanych z tarczami antykryzysowymi, a co za tym idzie bezprecedensową akcję przyznawania środków publicznych na pomoc przedsiębiorstwom.
Przy takiej okazji warto pamiętać i wiedzieć, że udzielenie jakiejkolwiek finansowej pomocy publicznej może się wiązać z kontrolą tak w zakresie samego udzielenia jak i wykorzystania tych środków.
Przez ostatnie pół roku mieliśmy czas, by spróbować zrozumieć i nauczyć się, gdzie jest największe ryzyko. Tu radziliśmy się ekspertów, ale także rozmawialiśmy z Klientami. Chcieliśmy wiedzieć czego się najbardziej obawiają.
Czego boją się przedsiębiorcy? Gdzie jest ryzyko?
Nowe obszary ryzyka jakie były tu najczęściej wskazywane, dotyczą oceny przez ograny publiczne sposobów wydatkowania i rozliczania środków otrzymanych w ramach tarcz antykryzysowych.
Regulacje wprowadzone przepisami tarcz posługują się często pojęciami niejasnymi i budzącymi wątpliwości. W poniższym materiale wskazujemy obszary budzące niepewność w zakresie wydatkowania udzielonej pomocy.
Na przykładzie przepisów dotyczących wydatkowania środków udzielanych w ramach tarcz przez PFR – pomocy operacyjnej przeznaczonej na koszty prowadzonej działalności, ale w powiązaniu ze szkodliwym wpływem ograniczeń związanych z pandemią, chcemy zobrazować potencjalne ryzyko ubezpieczeniowe.
Otrzymane środki mogły być wydatkowane na różne cele i w związku z tym rodzi się szereg pytań, które w ocenie Klientów, mogą generować problemy.
- Wynagrodzenia:
- czy środki mogą być wydatkowane na wynagrodzenie osoby będącej w procesie rekrutacji, posiadającej – w momencie ubiegania się o subwencję – list intencyjny co do zatrudnienia?; co w przypadku krótkotrwałych, cyklicznych umów zlecenia? co w przypadku, gdy umowa o dzieło została podpisana po dacie ubiegania się o subwencję, ale rozmowy w zakresie danego projektu toczyły się przed datą?
- wypłaty dot. uznaniowej części wynagrodzenia nie mieściły się wydatkowaniu udzielonej pomocy, a co w przypadku jeżeli uznaniowa premia stanowiła „stałą” część składową wynagrodzenia (w związku z przyjętym modelem polityki płacowej pracodawcy)?, czy może być wypłacana?; co jeżeli została zamieniona w powstałej sytuacji pandemii np. na premię regulaminową?
- Zakup materiałów
- czy zakup materiałów jest ograniczony do bieżącej działalności?, czy można tworzyć zapasy w ramach wydatkowania otrzymanych środków?, czy jeżeli przedsiębiorca dokona zakupu komponentów do produkcji swojego towaru na najbliższe 1,5 roku (bo była atrakcyjna cena), zostanie to uznane jako niepowiązane ze szkodliwym wpływem ograniczeń związanych z pandemią?
- Koszty usług obcych
- czy wydatki na reklamę i marketing nie zostaną uznane jako niepowiązane ze szkodliwym wpływem ograniczeń związanych z pandemią?; co jeżeli podjęliśmy decyzje o przebudowie naszej strony internetowej w ramach działań marketingowych albo część środków wydatkowaliśmy na drukowanie materiałów marketingowych dla Klientów (np. kalendarzy)?
- Bieżące koszty obsługi finansowania zewnętrznego
- tu przykład naszego Klienta: w wyniku pandemii firma produkcyjna utraciła 40% rynku
na sprzedaż swoich produktów, a co za tym idzie znaczne źródło przychodów; zarząd podjął decyzję o zmianie profilu części produkcji i przekierowanie do segmentu, gdzie potencjalnie mógł być znaczny zbyt; wymagało to zakupu kosztownej maszyny, która miała zostać sprawdzona do Polski; sprzedawca i kredytodawca oczekiwał 20% wkładu własnego / przedpłaty zabezpieczającej transakcje; Klient nie miał zapasów finansowych i jedyne rozwiązanie to wykorzystanie środków z otrzymanej pomocy; czy zostanie to uznane za przedpłatę, która nie mogła być finansowana z otrzymanych środków?
- Koszty najmu
- co jeżeli po otrzymaniu środków zmienia się lokalizacje i zmieniają się koszty stałe najmu, albo też zostają wynajęte nowe biura?
- Zakup samochodu
- co w takim przypadku, gdy kupujemy samochód, który jest użyczony w ramach wykonywanych obowiązków służbowych naszemu pracownikowi, ale może on jednocześnie wykorzystywać samochód do celów prywatnych?
- Transakcja nabycia (przejęcia)
- co jeżeli konsolidacja (połączenie) spółek w ramach grupy oznaczałoby przetrwanie całej organizacji i jak najbardziej wynikałoby z zapobiegania szkodliwemu wpływowi pandemii (także np. związanemu z potencjalnymi zwolnieniami grupowymi)? czy część otrzymanych środków może być przeznaczona na taki cel?
Jak zabezpieczyć te ryzyka?
Ponieważ pojawiło się potencjalne nowe ryzyko warto spróbować je zabezpieczyć. Taka możliwość daje teraz ubezpieczenie kosztów obsługi sporów podatkowych Allianz Podatnik z rozszerzeniem o postanowienia szczególne dotyczące włączenia do zakresu ochrony kosztów postępowania kontrolnego wynikającego z otrzymanych przez Ubezpieczonego środków publicznych przysługujących w związku z zaistnieniem sytuacji kryzysowych.
Dzięki takiej polisie Klient zyskuje pomoc prawników w przypadku kontroli jakiejkolwiek instytucji uprawnionej do badania wydatkowania środków publicznych (udzielanych w ramach tarcz) i tak np. mogą to być:
- PFR uprawniony do kontrolowania sposobu wydatkowania subwencji udzielonej firmie, w tym zakresie może współpracować z organami publicznymi (w tym z US, ZUS, czy UCS)
- Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy uprawniony do kontroli wydatkowania np. dofinansowania z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- Starosta uprawniony do kontrolowania wykorzystania m.in. dofinansowania wynagrodzeń pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nakładczą lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług
- ZUS uprawniony (w ramach udzielonej pomocy publicznej) do kontroli zwolnienia ze składek za marzec, kwiecień i maj 2020 r. dla osób prowadzących działalność, firm zgłaszających do ubezpieczeń społecznych mniej niż 50 osób, spółdzielni socjalnych i duchownych.
Oczywiście rodzajów udzielonej pomocy było więcej. Mogą także pojawić się nowe organy uprawnione do kontroli. Zatem ta lista jest otwarta.
Jesteśmy gotowi na ewentualne nowe ryzyka
Co ważne, każda nowa finansowa pomoc publiczna, jaka zostanie udzielona przy okazji wprowadzania kolejnych przepisów o zapobieganiu, przeciwdziałaniu i zwalczaniu chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, która będzie podlegała kontrolom dotyczącym ich wykorzystania i rozliczenia jest objęta ochroną w ramach wprowadzonego rozszerzenia zakresu produktu Allianz Podatnik.
Na koniec myśl, która przewijała się podczas wszystkich naszych przygotowań do wprowadzenia tego rozszerzenia: Pomoc była i jest udzielana dużej liczbie firm, przecież wszystkich nie skontrolują w tym zakresie? To prawda. Kontrole problemowe, celowe nie dotkną każdego przedsiębiorstwa, które z pomocy skorzystało. Warto jednak pamiętać, że takie kontrole będą mogły odbywać się jeszcze w kolejnych latach, aż do momentu przedawnienia. Ale co chyba najbardziej istotne: przy okazji każdej rutynowej czynności organ publiczny będzie mógł badać obszar wykorzystania otrzymanej w ramach tarcz pomocy publicznej.
